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Dans cet article de 🕛 6 minutes de lecture, je te présente 5 raisons qui t’empêchent d’avoir une journée productive et les astuces pour s’organiser au quotidien. Découvre comment simplifier son organisation de productivité et gagner du temps.
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C’était quand la dernière fois que tu as eu l’impression de ne pas avoir fait 10% de ce que tu avais prévu de faire ?
Je vais te donner la réponse pour moi, pendant que tu réfléchis à la question.
A l’heure où j’écris (le 28 Avril 2022), aujourd’hui.
Heureusement, plus j’étudie le comportement humain et les sciences de l’efficacité et moins ce genre de journées se font fréquentes. Mais elles reviennent, si je ne prête pas attention aux 5 points que je vais te présenter.
Échec de planification : faut-il s’en vouloir ?
Bien sûr que non, puisque les “échecs” ne sont que la donnée.
Chaque fois que tu échoues, c’est une leçon d’or pour faire bien mieux dès le prochain essai. Applique la même stratégie que si tu jouais à un jeu vidéo. Si tu échoues à un niveau, tu vas râler 2 secondes, rejouer et tenir compte de ton erreur.
Pour prendre l’exemple de ma journée foirée, j’aurais pu anticiper cette soudaine baisse d’énergie. J’aurais pu ajuster ma planification en fonction mais j’ai choisi d’ignorer le syndrome de Superman dont je te parlerais un peu plus loin dans l’article.
Lis bien ce qui suit.
Même si tu appliques toutes les règles, certaines fois tu te planteras. Et c’est tant mieux. L’évolution émerge du chaos.
Le mythe de l’intuition vs l’organisation millimétrée
C’est un mythe très répandu.
Notamment, auprès des univers créatifs. Cette pensée s’accompagne souvent d’une croyance selon laquelle un cadre d’organisation trop stricte aura tendance à brimer la créativité. Pourtant, la plupart des grands esprits créatifs, de notre temps ou d’avant, ont/avaient une routine bien établie et la respectaient avec une discipline incroyable.
Parmi ceux-là, je peux citer Leonard De Vinci, Picasso ou encore Stephen King.
Pour autant, l’organisation fait peur.
Pourquoi un système d’organisation ne résiste pas à l’assaut du temps ?
Un système d’organisation, quel qu’il soit, ne peut et ne doit pas être une structure fixe. Et c’est toute la difficulté d’un bon système d’organisation : il doit autant pouvoir s’adapter à la personne qui l’utilise qu’à l’environnement dans lequel il évolue.
Pour faire simple :
Il n’y a qu’une règle à garder en permanence en tête, en ce qui concerne son organisation : le système doit s’adapter à son utilisateur, et non l’inverse.
Matrice d’Eisenhower : suffit-elle pour prioriser les tâches ?
La matrice d’Eisenhower tient son nom du général et futur président américain du même nom qui l’a popularisée. Et il s’agit d’un des concepts de priorisation les plus répandus, parce qu’elle repose sur une simplicité d’exécution.
Trier l’ensemble de ses tâches selon deux seuls critères : le degré d’importance et le degré d’urgence.
IMPORTANT + URGENT : à faire immédiatement
IMPORTANT + Non urgent : à planifier
Non important + URGENT : à déléguer
Non important + non urgent : à supprimer
Elle permet de faire un tri drastique dans une liste de tâches parfois conséquente et d’allouer l’attention et le temps aux seules tâches qui le réclament à un instant T.
A savoir, arrêter l’incendie.
Malheureusement, elle ne suffit pas à pallier aux 5 principales erreurs en matière de planification, que je vais te présenter.
Les 5 raisons qui font échouer ta planification
1. Le syndrome Superman
Tu es humain, même si tu as parfois tendance à l’oublier.
Tes journées ne font que 24h et il est impossible de tricher avec le temps que tu as à disposition.
Quand tu n’as pas assez de temps ou d’énergie, tu n’as pas assez de temps ou d’énergie. Inutile de chercher des raccourcis, tu finiras par devoir payer des intérêts.
Qu’est-ce qui se passe quand tu essaies de jouer à Superman ?
2 hypothèses possibles :
Tu finis tout ce que tu avais à faire, mais tu es épuisé et tu as flingué ton énergie pour les prochains jours
Tu ne finis pas tout ce que tu avais à faire mais tu es épuisé et tu as flingué ton énergie pour les prochains jours.
Le Dr Anders Ericsson a prouvé qu’un expert en productivité ne pouvait pas consacrer plus de 4h à une concentration optimale. 1h30 pour les débutants.
💡 S O L U T I O N
Si ta journée compte 7 heures de travail effectif potentiel, force-toi à ne planifier que 70% de ces 7 heures. Tout ce qui est fait en plus est du bonus (et crois-moi, c’est un véritablement shoot pour ton estime de toi)
2. Tu veux organiser TOUTE ta to-do
Une liste de tâches, est une liste.
(Merci, Einstein)
Il faut la voir comme une boîte sans fond dans laquelle tu jettes toutes les idées de tâches que tu sais qu’il faudra faire un jour. Peut-être aujourd’hui, peut-être demain, peut-être jamais. C’est une sorte de boîte à idées (je te conseille même de créer un widget sur ton téléphone pour ajouter cette idée à ton inbox en 2 secondes, pour libérer ton cerveau de cette pollution et revenir à ce que tu faisais juste avant).
Tu ne devrais pas planifier les tâches (sans deadline) qui ne soient pas à faire dans les 3 jours à venir.
💡 S O L U T I O N
Crée une Inbox dans laquelle tu peux jeter toutes tes idées de tâches et ne planifie que les tâches du jour
3. Tu définis des priorités
Oui, cette phrase surprend.
Il n’y a qu’un mot dans cette phrase qui vrille ton efficacité. Tu définis des priorités. Par définition, une priorité est supérieure à autre chose. Même si pour la journée, tu choisis de t’attaquer à 3 tâches prioritaires, tu arriveras forcément à les classer de 1 à 3.
Définir un trio de priorités c’est déjà s’autoriser à diviser son attention et son efficacité par 3.
💡 S O L U T I O N
Applique le principe du One Thing : sélectionne la seule tâche, dans toutes celles qui sont planifiées aujourd’hui, qui produira le plus de résultats positifs ou réduira le plus d’impact négatif, et considère que tu as réussi ta journée si tu l'as accomplie.
4. Tu n’es pas efficace toute la journée
Une erreur qui est l’écho parfait de la première : le syndrome de Superman. Non seulement, tu n’arriveras pas à abattre toutes les tâches de ta to-do à rallonge, mais en plus de ça ton énergie ne sera pas linéaire.
Tu obéis au rythme circadien : la fluctuation de ton énergie.
Soit tu es du matin et ton énergie va décroître progressivement.
Soit tu es du soir et ton énergie va croître progressivement.
Soit ton énergie va obéir à des micro pics tout au long de la journée.
Et quoi qu’il en soit, comme ce cher Anders Ericsson nous l'a prouvé, tes pics d’énergie ne dépasseront pas des blocs de 3 à 4 heures (grand max !) de concentration optimale.
💡 S O L U T I O N
Détermine ton chronotype d’énergie et organise tes tâches en fonction de tes niveaux d’énergie
5. Tu multiplies les outils
Tu utilises combien d’applications pour t’organiser au quotidien ?
3 ? 4 ? 5 ? Les plus communes sont Things, Todoist et Notes pour les to-do list ; Google Calendar pour l’agenda ; Habitify pour la gestion des habitudes ; Calendly pour la prise de rendez-vous de clients ; Evernote, Notes, Google Keep pour les prises de notes diverses.
Le problème de l’organisation et de la productivité, c’est que les outils pullulent. Et encore, je te passe les outils le plus utilisés pour les entrepreneurs du web, par exemple.
Un outil d’organisation c’est la pièce finale d’un bon système d’organisation. Et, comme je te l’ai dit en début d’article, un bon système doit s’adapter à son utilisateur. Le meilleur combo pour un bon outil d’organisation et de planification, c’est la modulation et la convergence.
Depuis plus d’un an, j’ai tout fait convergé vers Notion (qui se définit lui-même comme l'espace de travail tout en un, pour tes wikis et prises de notes, qui me coûte littéralement 0€) : mes prises de notes, ma to-do, mon agenda, mon gestionnaire de connaissance, mes habitudes... Je l’utilise pour tout, parce qu’il est précisément créé pour s’adapter aux environnements propres.
💡 S O L U T I O N
Limite-toi à 3 outils (maximum) et si tu veux que je t’aide pour faire de Notion ton seul outil de productivité, envoie-moi un message sur Instagram.
Bonus : la méthode 90/90/1 de Robin Sharma
J’avais envie de te laisser avec un gros bonus.
Il s’agit d’une règle que cet auteur, conférencier et coach impose à toutes les personnes qu’il accompagne. Elle est d’une simplicité ahurissante et va dans le sens du One Thing que je te préconise.
Less is more
Durant les 90 prochains jours, tu te consacreras durant les 90 premières minutes de ta journée au seul projet qui aura le plus d’impact dans ta vie pour les 10 prochaines années.
T A K E A W A Y S
Il n’est jamais simple d’avoir une planification parfaite.
Parce que la planification parfaite n’existe pas. Il faut avoir l’intelligence de créer un cadre suffisamment solide et la sagesse d’accepter qu’il abritera le chaos.
Ne planifie que 70% de ton temps de travail effectif
Jette toutes tes idées dans une inbox “Boîte à idées”
Détermine ta seule priorité du jour
Organise tes tâches en fonction de ton profil d’énergie
Fais le ménage dans tes outils de productivité
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