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Dans cet article de 8 minutes de lecture 🕗, je te partage le processus en 3 étapes pour gagner du temps et être plus efficace au quotidien, avec des méthodes basées sur les neurosciences, pour optimiser son temps, prioriser rapidement et produire plus vite. Tu découvriras :
Les 2 principales catégories d’aspirateurs de temps
La méthode de la Pensine pour lutter contre les pensées invasives
Le principe du Coffre pour te libérer de ton téléphone
La matrice BK pour conserver les seules tâches qui t’apportent le plus
Le procédé du Ready Mode pour gérer l’urgence comme un médecin urgentiste
L’habitude qui peut tuer jusqu’à 95% de ta concentration
Comment créer des listes thématiques sous Notion
Les templates offerts NOTION La Pensine, Matrice Eisenhower et la To-do sur-mesure
Version audio 🎤
Tu auras probablement un de ces 5 regrets dans quelques années
C’est triste à dire mais la majeure partie des personnes que tu côtoies chaque jour éprouveront un de ces 5 regrets en fin de vie, selon Bronnie Ware, une infirmière qui a compilé les 5 regrets les plus communs recensés par les personnes mourantes
5 | J'aurais aimé m'être donné la permission d'être davantage heureux.
4 | J'aurais aimé avoir gardé le contact avec mes amis.
3 | J'aurais aimé avoir eu le courage d'exprimer mes sentiments.
2 | J’aurais aimé travailler moins dur.
1 | J'aurais aimé avoir eu le courage de vivre la vie que je voulais vraiment, fidèle à moi-même, pas celle que les autres attendaient de moi.
Pas très joyeux ?
Qu’est-ce que nous apprend ce livre ?
Le premier enseignement est celui que l’accomplissement au travail ne suffit pas à rendre heureux (et ce, même si chaque jour on accomplit quelque chose rempli de sens). Le véritable bonheur se retrouve dans l’équilibre de tout ce qui contribue à notre bien-être et notre bonheur.
La deuxième leçon, c’est une leçon enseignée depuis des centaines d’années par le Stoïcisme : l’ego est l’ennemi du bonheur (la plupart du temps, en tous cas). Trop souvent, nous construisons des souhaits et des envies pour satisfaire à notre besoin de reconnaissance et d’appartenance, alors qu’au final, au moment des dernières réflexions, ce n’est pas ce à quoi nous accorderons le plus d’importance.
Quel rapport entre le bonheur et la productivité ?
Tout, en vérité.
Si tu envisages l’efficacité et la productivité comme un accès accéléré au bonheur, tu finiras par t’en mordre les doigts. Les modèles mentaux et les méthodes, même basés sur les neurosciences que je te présente sur Deviens ton propre putain de héros, peuvent t’aider à accéder plus rapidement à l’épanouissement personnel si, et seulement si, tu acceptes l’idée que la productivité ne produit d’effet que si la clarté et l’équilibre sont optimales.
En français clair et intelligible : tu peux avancer le plus vite possible, si tu ne sais pas où aller ni pourquoi tu y vas, il faudra à un moment donné faire demi-tour.
Les 3 étapes pour gagner du temps et être efficace au quotidien
Dans la deuxième partie de l’article, je vais te présenter plusieurs idées et méthodes qui vont te permettre Drainer tes pertes de temps, prioriser l’essentiel et modéliser le meilleur moyen d’être biologiquement efficace au quotidien.
Cet article est riche et pourrait même être considéré comme une mini-formation. Alors sers-toi un bon ☕, dégaine ton appli de prises de notes et concentre-toi.
1. Drainer les pertes de temps
Je vais t’inviter à t’attaquer à 2 types d’aspirateurs de temps : les distractions internes et les distractions externes.
Les distractions internes
Tu peux mettre en place tout ce que tu veux, en matière de stratégies, de systèmes et d’outils. Si tu ne parviens à maintenir ton esprit focalisé sur la tâche que tu es en train de faire, sans même qu’un élément extérieur vienne te perturber, tous tes efforts ne serviront à rien.
Et, on est d’accord qu’à ce petit jeu, le cerveau est assez doué. Combien de fois sens-tu ton esprit s’égarer vers autre chose, alors que tu veux consacrer les prochaines minutes à la seule tâche qui a de l’importance ?
☑️ La Pensine
Pour y pallier, je vais t’inviter à te créer une Inbox dans ton appli de gestion de tâches habituelles (par exemple Notion). Il s’agit d’un espace ou d’une page dans laquelle tu pourras enregistrer toutes tes pensées au moment où elles surgissent.
Ensuite, crée un raccourci sur ton téléphone (Apple permet de créer un widget sur iPhonevers une page donnée de Notion par exemple).
Et, quand tu es en mode focus, dès qu’une pensée vient te perturber, ouvre ton Inbox et déverse cette pensée en 2 secondes dans ton Inbox.
Il te suffira ensuite de créer une routine quotidienne ou hebdomadaire pour la vider.
⚙ Si tu veux récupérer le template offert de La Pensine sous Notion, clique ici
Les distractions externes
Et là, on est d’accord, elles sont nombreuses. Pour éviter que l’article ne demande des jours de lecture, je vais concentrer sur l’objet qui génère 90% des distractions : le téléphone.
Une étude a démontré que le simple fait de conserver son téléphone à proximité perturbait la concentration et ce, même s’il est éteint. Tu imagines ? Même s’il est éteint, fichtre ! Alors imagine, quand il ne l’est pas.
☑️ Le coffre
Tu vas éteindre ton téléphone et tu vas le donner au collègue en qui tu as le plus confiance, en lui demandant de ne te le rendre sous aucun prétexte, tant que tu n’auras pas terminé la tâche sur laquelle tu te trouves.
Petit bonus si ce collègue est difficilement accessible (du genre souvent en réunion, en rendez-vous client…)
N.B. : cette astuce ne fonctionne pas, si tu as besoin de rester joignable pour tes enfants, par exemple.
2. Prioriser l’essentiel
On va pas se mentir, c’est souvent la nécessité première de tout le monde. Les journées n’étant pas infinies, le meilleur moyen d’optimiser la gestion de son temps et de son efficacité est d’utiliser son temps le plus intelligemment possible. Avec une gestion magistrale des priorités.
Je vais te présenter deux modèles de sélection, diamétralement opposés. L’un sur le critère d’urgence/importance (et non, il ne s’agit pas de la matrice mondialement connue d’Eisenhower), l’autre sur le critère effet de levier/valeur.
La matrice BK (Booster/Kiff)
A la manière de la matrice d’Eisenhower, celle-ci permet de faire le ménage dans l’ensemble des activités de ton quotidien, notamment quand tu as l’impression de manquer de temps. Elle utilise deux critères complémentaires du Ready Mode que je te présenterai juste après : l’effet de levier et le plaisir que te procure cette tâche.
Pour chaque tâche, tu vas devoir définir :
Si elle fait partie des tâches qui te font le plus ou le moins avancer vers ton objectif prioritaire
Si elle fait partie des tâches qui te procurent le plus ou le moins de plaisir
Quand la tâche en question aura été enrichie de ces 2 critères, elle entrera dans une des 4 catégories suivantes :
Tâche à fort effet de levier et qui procure du plaisir Elles doivent représenter la majeure partie du temps que tu accordes à ton projet
Tâche à fort effet de levier mais qui ne procure pas de plaisir Il peut être judicieux de déléguer à quelqu’un à qui cela procure du plaisir
Tâche à faible effet de levier mais qui procure du plaisir Ce qu’on appelle communément une passion.
Tâche à faible effet de levier et qui ne procure pas de plaisir Les tâches que tu peux clairement supprimer ou transformer.
Le Ready Mode du Dr Darria Long
Qui mieux qu’un médecin urgentiste pour donner des conseils judicieux en matière de priorisation de l’urgence ? Dans ce TedX passionnant, le Dr Darria Long présente ce qu’elle appelle le Ready Mode. Un protocole de gestion de l’urgence dans lequel elle délivre la manière froide dont il convient de catégoriser les patients à traiter.
Et l’enjeu est de taille, bien sûr. S’occuper des patients les moins urgents peut avoir comme conséquence la mort de ceux qui avaient besoin d’aide maintenant. Ce système peut bien entendu s’appliquer à ta propre gestion de tâches :
Rouge : Urgent et important, peut entraîner de lourdes conséquences
Jaune : Urgent et important, sans conséquences immédiates
Vert : Urgence mineure
Noire : Tu ne peux plus rien faire pour elles
C’est ce genre de modèle qui peut permettre de faire le tri entre ce qui semble être de l’urgence et qui ne l’est pas vraiment, au regard des possibles conséquences.
⚠️ Ce modèle demande toutefois un premier tri en amont, pour dissocier ce qui doit retenir ton attention maintenant et ce qui doit être planifié, délégué ou supprimé (Matrice d’Eisenhower)
3. Modéliser l’efficacité
L’erreur la plus commune, en matière d’efficacité, est d’utiliser une liste de tâches triée et non pas organisée.
Une liste de tâches triée donne une liste ordonnée en fonction d’un ou plusieurs critères (urgence, importance…). L’avantage de ce type de productivité c’est de respecter les engagements (pas forcément les siens, d’ailleurs…), mais cela ne garantit pas forcément d’être le plus efficace possible.
Une liste de tâches organisée va elle tenir compte des catégories de tâches et de critères d’efficience comme le niveau d’énergie requis.
La chronomorphologie
Kèssecé cette bête-là ? C’est ce qu’on peut appeler les profils d’énergie. Le Dr Michael Breus, neuroscientifique spécialiste du sommeil, a déterminé 4 profils différents d’énergie, qui permettent de connaître ses pics et ses baisses d’énergie, sur une journée type. Sur ce site, tu peux faire un test gratuit, en quelques questions, pour connaître le tien.
Les chronotypes
Ensuite, il te reste juste à classifier tes tâches en fonction du niveau d’énergie requis : haut ou bas.
☑️ La low battery list
Notion permet de créer facilement des listes de tâches en ajoutant un paramètre de niveau d’énergie. Dès lors, il est possible d’extraire instantanément la liste de tes tâches qui te demandent le moins d’énergie (tu peux même les trier, automatiquement, en fonction de leur degré d’urgence)
Les blocs de temps
Tu as sûrement remarqué ce moment de flottement, au moment où tu entames une nouvelle tâche ? Ces quelques minutes qu’il te faut pour être pleinement concentré sur ta nouvelle tâche. En réalité, tu es bien loin d’imaginer l’impact de ce concept qu’on appelle le switch-tasking.
Une étude du professeur Gerald Weinberg a démontré que nous perdions 20% de notre attention en passant d’une tâche à une autre. Pour imager, il s’agit du même principe que l’utilisation de la mémoire vive d’un ordinateur. Même si tu termines une tâche, elle continue à tourner en fond. Au bout de plusieurs tâches, ton attention en devient ridicule.
C’est pour cette raison qu’il est conseillé de travailler sous forme de blocs de temps : des zones de plusieurs heures, sur un seul type de tâches, répartis sur l’ensemble de la semaine, pour limiter ce déficit progressif d’attention.
☑️ La liste thématique
Là encore, Notion est ton ami 👌. En créant une propriété bloc de temps, tu peux créer des listes de tâches pour chacun des blocs de temps présents sur ton agenda. Et petit bonus : un gain de temps considérable puisque tu n’as plus à planifier les tâches de la journée.
⚙ Si tu veux récupérer le template offert de To-do sur mesure sous Notion, clique ici
Alfred™
Comment faire converger ces méthodes dans un seul système ?
C’est possible, au cas où tu te poserais la question. Avec des outils ⚙️ comme Notion, qui permettent de créer des systèmes sur mesure, tu peux aisément créer des gestionnaires de tâches en intégrant ce genre de meta-données : des informations qui enrichissent les tâches et permettent de créer des vues de listes à thèmes.
C’est ce que je propose avec Alfred™️, un workspace sur mesure, qui te servira d’assistant personnel, à construire sur Notion avec moi, en coaching individuel. Pour en savoir plus, clique ici.
T A K E A W A Y S
Les 3 étapes pour être plus efficace au quotidien sont de drainer les pertes de temps, prioriser l’essentiel et modéliser l’efficacité :
Créer une inbox pour déverser tes pensées parasites
Confie ton téléphone portable à un proche
Trie et catégorise tes tâches en fonction de leur urgence, de leur effet de levier et du plaisir procuré
Dresse ton profil d’énergie
Répartis tes tâches en fonction du niveau d’énergie qu’elles te demandent
Organise ton planning en blocs de temps
Catégorise tes tâches en fonction de leur bloc de temps
Modélise un système automatisé qui fait tout ça à ta place
Pour aller encore plus loin ✉️
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